Herramientas en Excel

10 consejos para archivos ‘a prueba de accidentes’

Raymundo Ycaza
#Consejos#Excel Avanzado#Ingreso de Datos#馃 Automatizaci贸n con Excel

Son muy comunes las historias en las que nuestro jefe o un compa帽ero de trabajo ha estropeado (sin querer) alguno de nuestros archivos. Y estos accidentes en Excel, suceden generalmente聽despu茅s de toda una tarde trabajando en 茅l.

驴Te ha sucedido alguna vez? 隆A mi tambi茅n!

Estos casos suelen suceder por nuestra falta de precauci贸n para evitar que el usuario altere las f贸rmulas o el formato (tal vez debido a una incomodidad generada por los colores que has elegido)

La buena noticia es que podemos disminuir (y en algunos casos, eliminar) la posibilidad de que un usuario nos estropee la planilla que hemos dise帽ado.

Sigue leyendo, porque enseguida te muestro 10 tips que te ayudar谩n a proteger tus trabajos de los 鈥渁ccidentes laborales鈥 :)

#1 Bloquea las celdas con f贸rmulas y protege la hoja de trabajo.

Las f贸rmulas son definitivamente el punto m谩s vulnerable en un archivo de Excel.

脡stas no deben quedar expuestas al usuario, ya que podr铆an ser alteradas accidentalmente y ocasionar errores de c谩lculo graves.

Para hacerlo, debes seleccionar todas las celdas de la hoja y dar un clic derecho. En el men煤, seleccionas la opci贸n 鈥楩ormat Cells鈥︹

Luego, en la ventana que aparece, eliges la pesta帽a 鈥楶rotection鈥 y te aseguras que la opci贸n 鈥楲ocked鈥 est茅 habilitada.

Bloqueando celdas. Parte 1

Protege la hoja.

Para hacerlo, debes ir a la secci贸n 鈥楻eview鈥 y pinchas sobre el 铆cono llamado 鈥楶rotect Sheet鈥. En el cuadro de di谩logo que se abre, puedes asignarle una contrase帽a para que nadie m谩s que t煤 pueda 鈥榙esproteger鈥 la hoja.

Si no quieres usar contrase帽a, s贸lo d茅jala en blanco.

Bloqueando celdas. Parte 2

#2 Limita el 谩rea de trabajo.

Es cierto que muchos de nuestros trabajos en Excel tienen cientos y hasta miles de filas; pero la mayor铆a de reportes se presentan en un espacio relativamente peque帽o.

Entonces 驴Por qu茅 mostrar 65.000 l铆neas y 256 columnas (o m谩s), si tu trabajo tan s贸lo ocupa 50 l铆neas y 20 columnas?

Esto, obviamente es tan s贸lo un ejemplo. La idea es mostrarte que estamos dejando un espacio innecesario en nuestro reporte. Recuerda: Menos es m谩s.

Tan s贸lo debes seleccionar las filas y / o columnas, hacer un clic derecho y seleccionar la opci贸n 鈥楬ide鈥 (Esconder)

Limitando el 谩rea de trabajo

#3 Inmoviliza los paneles.

La posibilidad de inmovilizar los paneles, nos ayuda mucho en la visualizaci贸n de los datos. Podemos desplazarnos hacia abajo, manteniendo los nombres de la cabecera siempre en la misma posici贸n.

Esto puedes hacerlo tanto para filas como para columnas.

Inmovilizar paneles

#4 Esconde las hojas que s贸lo realizan c谩lculos.

Es pr谩ctica com煤n tener varias hojas que se encargan de realizar c谩lculos. Estas hojas generalmente s贸lo son intermediarias y no forman parte del reporte final.

Entonces 驴Por qu茅 mostrarlas? Por un lado, contribuye a la confusi贸n del usuario al ver tantas hojas innecesarias para su trabajo; pero a煤n m谩s importante, est谩s dejando expuestas una vez m谩s tus f贸rmulas.

Es mejor que esas hojas queden escondidas.

Escondiendo una hoja

#5 Esconde filas y/o columnas.

Existe la posibilidad de que, por alguna raz贸n, no sea posible esconder las hojas en las que realizamos los c谩lculos, tal como te indiqu茅 en el punto anterior.

Si 茅ste es tu caso, puedes probar escondiendo las filas y/o columnas donde tengas f贸rmulas 鈥榣argas鈥 o complicadas. 脡sta es una buena forma de evitar accidentes que provoquen un mal funcionamiento de tu archivo.

Escondiendo filas / columnas

#6 Incluye comentarios: Ayuda al usuario.

Todos, especialmente los jefes, pasan por esos momentos en los cuales la mente est谩 tan llena de informaci贸n, que no es posible tener presente cada peque帽o detalle.

Por eso te sugiero que incluyas comentarios y mensajes de ayuda que orienten al usuario para que pueda usar tu archivo.

Mensajes como 鈥淚ngrese aqu铆 el total de ventas del mes.鈥 pueden ser muy 煤tiles.

Insertando comentario

Insertando comentario

#7 Usa colores consistentes.

Esto es muy importante.

Cualquier cosa luce mejor cuando lo dise帽amos de forma consistente. Tu archivo de Excel no es la excepci贸n.

Si usas colores apropiados (nada de colores estridentes) tu jefe se sentir谩 m谩s relajado, tu usuario se sentir谩 menos intimidado por tu archivo y t煤 te sentir谩s satisfecho por el deber cumplido. 隆Todos Ganan!

#8 Usa nombres y colores apropiados para las pesta帽as.

Usar nombres apropiados para las pesta帽as le har谩n m谩s f谩cil la vida al usuario al momento de entenderse con tu archivo. Lo mismo aplica para el uso de colores.

Esto ayudar谩 al usuario a ubicar m谩s r谩pidamente la hoja que necesita, ya que primero 鈥榚scanear谩鈥 con la vista el color y luego ubicar谩 la hoja con el nombre buscado.

Puedes incluso hacer uso de los colores para 鈥榓grupar鈥 ciertos tipos de hojas.

#9 Usa validaci贸n de datos y mensajes de advertencia.

Asumir que el usuario sabr谩 qu茅 tipo de datos ingresar en cada celda, es tomar demasiados riesgos.

Si tu archivo de Excel necesita alg煤n tipo de dato espec铆fico en determinadas celdas, utiliza la validaci贸n de datos. Su implementaci贸n es sencilla y sus beneficios, enormes.

Validaci贸n de datos

Validaci贸n de datos

Validaci贸n de datos

Validaci贸n de datos

#10 Antes de cerrar el libro, ub铆cate en la celda A1 de la hoja correcta.

脡ste es tal vez el m谩s peque帽o de los tips, pero precisamente por ello, el que m谩s se suele pasar por alto.

Una vez que has terminado de trabajar en tu archivo de Excel, coloca el cursor en la celda A1 de la hoja donde el usuario deber铆a iniciar al abrir tu libro de trabajo. Esto le ahorrar谩 varios segundos de posible confusi贸n.

隆A trabajar!

Y ah铆 lo tienes. Unos cu谩ntos consejos que podr谩s sacarte de la manga para impresionar a tu jefe.

驴Te ha gustado el art铆culo?

Entonces ay煤dame comparti茅ndolo en las redes sociales usando botones que encontrar谩s m谩s abajo.

隆Nos vemos!

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