Herramientas en Excel

Aprende Haciendo: Agenda en Excel que te recuerda los eventos pendientes (1 de 2)

Raymundo Ycaza
#Aprende Haciendo#Plantillas#Serie0001#Series#馃 Automatizaci贸n con Excel

Foto corses铆a de Freeimages

[resumen]驴Tienes problemas con los cursos de Excel? 驴No recuerdas esas aburridas lecciones que muestran temas dispersos y rara vez relacionados entre si? [/resumen][resumen]Entonces tienes que comenzar a involucrarte en tus propias lecciones.[/resumen]

驴Qu茅 haremos?

Una sencilla agenda en Excel que podremos usar para controlar nuestros eventos e inclusive recordarnos de aquellos cuya fecha / hora programada ya se ha alcanzado o, lo que es lo mismo, aquellas tareas que ya han expirado.

驴Para qu茅 lo haremos?

Para aprender haciendo.

La idea de este paso a paso, es que combines las diferentes t茅cnicas b谩sicas de Excel, en un solo trabajo que te demuestre c贸mo puedes realizar proyectos cada vez m谩s complejos si usas el conocimiento adquirido con un enfoque claro y espec铆fico.

[aviso tipo=鈥減urple鈥 titulo=鈥淧ara todo p煤blico鈥漖 Si reci茅n comienzas con Excel y te aburren las largas explicaciones que pasan por ver cada elemento, uno por uno, sin llegar a ning煤n lugar en concreto, entonces puedes comenzar con este breve tutorial. [/aviso]

驴Qu茅 har谩 la agenda?

Como te dije, lo haremos sencillo y la agenda contendr谩 las siguientes columnas:

  1. Actividad
  2. Fecha hora inicio
  3. Fecha hora fin
  4. Duraci贸n

Tendr谩 tambi茅n una columna para marcar como realizada la tarea y mostrar谩 a la misma con un tachado para f谩cil y r谩pidamente darnos cuenta de qu茅 tareas est谩n ya realizadas.

Otra funcionalidad de nuestra mini-agenda, ser谩 la de mostrarnos un aviso cuando llegue la fecha/hora del evento, para no olvidarnos de nada.

Para realizar todo esto, vamos a usar formularios de control, formato de celdas, formato condicional y varias f贸rmulas y funciones. Adem谩s, aprender谩s a trabajar con las fechas para tus propios futuros modelos de Excel.

驴Te gusta la idea?

Entonces ay煤dame a difundirlo y av铆sale a los dem谩s a trav茅s de Twitter. Solo haz clic en el enlace de abajo.

[aviso tipo=鈥渢witter鈥 titulo=鈥淐omp谩rtelo en Twitter鈥漖

[tuitealo]隆Mira! Estoy aprendiendo Excel de forma f谩cil y divertida. T煤 no te lo puedes perder: http://raymundo.me/2u\[/tuitealo\]

[/aviso]

[pasos paso=鈥1鈥漖Planificando las columnas.[/pasos] En este paso me voy a detener a pensar en papel lo que voy a hacer en Excel, antes de tomar el rat贸n y empezar a hacer clics a mansalva.

Pienso en lo que voy a hacer.

Esta parte ya la he pensado, quiero una agenda sencilla en la que llevar茅 el control de las actividades, 聽que me indique a qu茅 hora inicia聽y a qu茅 hora termina.聽Me interesa tambi茅n programar el tiempo que durar谩 cada tarea.

驴De eso se trata la gesti贸n de tareas, no? Planificar o programar.

Tambi茅n quisiera una forma f谩cil de 鈥渢achar鈥 las tareas realizadas y por 煤ltimo, que me muestre de un vistazo las tareas o eventos cuya fecha / hora ya ha expirado.

Bien, ya tengo claro lo que quiero, lo he apuntado en una hoja de papel y hasta hice unos garabatos.

Ahora, el siguiente paso.

[aviso tipo=鈥渢witter鈥 titulo=""][tuitealo]Antes de lanzarte a trabajar en tu hoja de Excel, primero pi茅nsalo en papel.[/tuitealo][/aviso] [pasos paso=鈥2鈥漖Dibujando el borrador.[/pasos]

Bien, en este momento lo que haremos t煤 y yo, ser谩 reflejar en Excel eso que tenemos en nuestra mente y en esa hoja de papel.

Como va a ser una agenda sencilla, esta manejar谩 un d铆a a la vez y, generalmente, cada d铆a manejamos un solo gran evento. Este gran evento puede estar compuesto de varios eventos m谩s peque帽os o depende de 茅stos.

He identificado los elementos que necesito:

Como dato adicional y para calcular la hora de la siguiente actividad, tendremos la hora final de cada una.

Agenda en Excel

Muy bonita, 驴verdad?

Naa鈥 Sabemos que se ve fea. Al menos de momento.

[pasos paso=鈥3鈥漖Aplicando el formato.[/pasos]

Ahora vamos a embellecerla un poco y para no complicarnos m谩s de la cuenta, usaremos los formatos que ya vienen preestablecidos en Excel 2007 / 2010.

Para las cabeceras de la tabla, usar茅 este estilo:

Agenda en Excel

Lo he conseguido, realizando los siguientes pasos:

1.- Hacer clic en la ficha 鈥淚nicio鈥.

La encontrar谩s en la parte superior izquierda de tu pantalla.

Agenda en Excel2.-Ubica los estilos predefinidos.

Ve hacia la derecha y, en la parte que dice 鈥淓stilos鈥, haz clic sobre la flecha que te se帽alo en la imagen. Haz clic justo ah铆.

Agenda en Excel3.-Elige el estilo que m谩s te guste.

En mi caso, he elegido el estilo denominado 鈥淪alida鈥, como puedes ver en la siguiente imagen:

Agenda en Excel

Repitamos los pasos para el resto de la tabla.

Ahora, vas a seleccionar todo el resto de la tabla y repetir谩s los mismos pasos; pero esta vez, elegir谩s el estilo 鈥淣otas鈥.

Si sigues los pasos que te he indicado, tu agenda debe lucir algo parecida a esto:

Agenda en Excel

Ya va tomando forma, 驴no te parece?

Pasemos al encabezado.

Ahora, haz lo mismo para la parte de arriba, donde va el nombre del evento y de la fecha / hora actual.

Mu茅strame que me has prestado atenci贸n. :D

A mi me ha quedado as铆. 驴C贸mo te quedo a ti?

Agenda en Excel

Ya tiene un aspecto mucho m谩s estilizado.

Ahora, quitemos esas l铆neas de la cuadr铆cula. Esas que no salen en la hoja impresa; pero que no queremos que se vea en nuestra flamante agenda.

驴C贸mo quitamos las l铆neas del fondo?

Ve a la pesta帽a 鈥淰ista鈥 y en la secci贸n 鈥淢ostrar鈥 quita la marca de donde dice 鈥淟铆neas de cuadr铆cula鈥.

Agenda en Excel

Finalmente, nuestra agenda se ve as铆:

Agenda en Excel

Aqu铆 comienza la mejor parte.

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[/aviso]

[pasos paso=鈥4鈥漖Usar controles de formulario.[/pasos]

Los controles de formulario, son objetos que podemos colocar en nuestra hoja de Excel que nos permiten realizar tareas a trav茅s de ellos, usando el puntero de nuestro rat贸n.

Puedes usar, botones de radio, cajas de verificaci贸n, entre otros.

Por ejemplo, si tenemos un listado de tareas y ponemos una caja de verificaci贸n (un visto, check, palomita鈥 seguro ya sabr谩s a qu茅 me refiero) para que la tarea autom谩ticamente se muestre tachada, es decir, como completada.

- 驴No ser铆a cool?

- 隆Claro!

- Pero, 驴se puede?

- Pues s铆.

- Veamos.

Insertando una caja de verificaci贸n.

Para insertar controles de formulario, primero debemos tener disponible la pesta帽a 鈥淧rogramador鈥 en nuestro Excel.

驴Puedes ver esa pesta帽a?

Dale, b煤scala, te espero.

驴No est谩?

Ok, hagamos un alto y 茅chale un ojo a este art铆culo en el que te indico c贸mo mostrar la ficha programador.

驴Todo bien?

隆Perfecto! Sigamos.

Ahora, ve a la ficha (o pesta帽a) 鈥淧rogramador鈥 y en la secci贸n 鈥淐ontroles鈥, busca un icono que tiene forma de un martillo con una llave, llamado 鈥淚nsertar鈥.

Haz clic sobre 茅l y ver谩s aparecer un men煤 con varios controles.

Deber谩s elegir el control 鈥淐asilla de verificaci贸n鈥. En la imagen puedes ver cu谩l es.

Agenda en Excel

Una vez seleccionado el control, vas a hacer un clic justo al lado de la columna 鈥淗ora final鈥, a su derecha. En la siguiente imagen te muestro el punto exacto donde debes hacer clic.

Agenda en Excel

Si lo haces as铆, ver谩s que te aparece el control Casilla de Verificaci贸n justo en la primera fila de tu agenda, a la derecha de donde hiciste clic.

Agenda en Excel

R谩pidamente, vas a colocar el puntero sobre el control y har谩s clic derecho. En el men煤 que aparece, selecciona la opci贸n 鈥淢odificar Texto鈥.

Agenda en Excel

Solo borra el texto. D茅jalo en blanco. As铆 nos quedar谩 una casilla de verificaci贸n vac铆a que nos servir谩 para marcar como terminadas nuestras tareas.

El secreto del truco, parte #1

Para que funcione nuestro truco de tachar autom谩ticamente el texto de la tarea cuando marquemos la casilla de verificaci贸n, primero debemos asociar este control de formulario a una celda.

Idealmente, debe ser la celda sobre la que est谩 el control. O lo que es lo mismo, la celda que est谩 鈥淒ebajo鈥 de la caja de verificaci贸n.

En mi caso, esa celda es la H10.

Entonces, debes indicarle al control la referencia de la celda H10.

Haz un clic derecho sobre el control y selecciona la opci贸n 鈥淔ormato de Control鈥︹

Agenda en Excel

En la ventana que se abre, en la caja de nombre 鈥淰incular con la celda鈥, debes escribir la referencia de la celda.

F铆jate que en este caso, la casilla de verificaci贸n est谩 en la columna H, sobre la fila 10.

Entonces la referencia debe ser H10.

Pero para que funcione, debes escribir delante el signo igual ( = ) tal y como en la imagen:

Agenda en Excel

Haces clic en aceptar y listo. Ahora cada vez que hagas clic sobre la caja de verificaci贸n, se marcar谩 la palomita y adem谩s, en la celda a la que hace referencia, se pondr谩 el valor VERDADERO, cuando est谩 marcada la casilla y FALSO, cuando est谩 desmarcada.

Esto es justamente lo que quer铆amos lograr.

Finalmente, repite el proceso para las otras diecinueve filas. Una por una y con paciencia.

隆S铆! Dale, que eso es practicar. Te espero.

驴Has terminado de insertar todas las casillas? 隆Qu茅 rapidez!

El ejemplo hasta el momento.

En mi caso, esto es lo que he logrado hasta el momento. Tu agenda deber铆a verse muy similar.

Agenda en Excel

Hemos terminado por ahora con la parte de la presentaci贸n. Pasemos un rato a las f贸rmulas.

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[pasos paso=鈥5鈥漖Calcular la fecha / hora final, a partir de los minutos de duraci贸n.[/pasos]

Como se que ya has de ir algo cansad@, ser茅 breve en esta parte; pero mucho ojo. Esto te servir谩 en varios de tus proyectos futuros con Excel.

La hora de inicio.

Aqu铆 no hay ning煤n misterio. La hora de la primer tarea ser谩 la misma que est谩 en 鈥淗ora de inicio鈥. Por lo tanto, solo vamos a decirle a Excel que copie la misma fecha / en esta fila.

驴Y c贸mo lo hacemos, Ray?

Con un simple signo de igual ( = ) as铆:

Agenda en Excel

Es decir, escribes el signo igual en la primera fila, de la columna 鈥淗ora de inicio鈥 y acto seguido, haces clic sobre la celda que tiene la hora de inicio. Ver谩s que autom谩ticamente aparece la referencia (G7 en mi caso) dentro de la celda. Simplemente presiona la tecla Enter y tendr谩s una copia exacta de dicha celda.

Agenda en Excel

Ahora escribir茅 una tarea de ejemplo: Sacar a pasear al perro.

Inicia el 8 de abril del 2014 a las 14:25

Como mi perro es muy bien portado y mi tiempo es corto, ya sabe que tiene 30 minutos para disfrutar de su paseo. Entonces anotar茅 esta tarea con 30 minutos de duraci贸n:

Agenda en Excel

隆Muy bien!

Pero, 驴a qu茅 hora terminar谩 esa tarea?

No tiene sentido estar calcul谩ndola mentalmente, para luego escribirla a mano, 驴verdad?

Aqu铆 es donde viene lo bueno: 驴C贸mo sumarle 30 minutos a una fecha / hora?

Muchas personas se confunden al trabajar con fechas, porque no tienen qu茅 son las fechas para Excel.

Si tampoco tienes claro c贸mo Excel maneja las fechas, te recomiendo leer el art铆culo que te dej茅 en el enlace de la l铆nea anterior.

Ahora bien, como lo que tenemos en realidad es un n煤mero y ese n煤mero representa a una fecha o, mejor dicho, a un d铆a concreto鈥 驴C贸mo podr铆amos sumarle minutos?

Si simplemente le sumamos el valor de 30, lo que estar铆amos haciendo ser铆a 隆sumarle 30 d铆as!

No, no, no鈥

Tenemos que transformar esos 30 minutos en la fracci贸n de un d铆a.

Entonces鈥 Como los minutos forman parte de una hora, entonces comenzaremos por dividir los 30 minutos entre 60 (porque una hora tiene 60 minutos)

El resultado ser铆a鈥 隆Exacto! 0.5 horas o lo que es lo mismo, media hora.

Pero ahora son horas, a煤n no son d铆as.

Entonces, siguiendo el mismo razonamiento, dividimos esos 0.5 entre 24, porque cada d铆a tiene 24 horas.

Entonces, nos quedar铆a聽0.02083

Eso, mi amig@, son 30 minutos para Excel.

Interesante, 驴no?

Entonces, metamos todos estos c谩lculos en una sola f贸rmula dentro de la columna 鈥淗ora final鈥, as铆:

Agenda en Excel

Donde le digo a Excel que a la fecha y hora que est谩 en la celda E10, le sume los 30 minutos que se encuentran en la celda F10; pero dividi茅ndolos entre 60 y luego entre 24, tal y como te lo expliqu茅 hace un momento.

驴El resultado?

Agenda en Excel

驴Magia?

No. Matem谩ticas.

Como ves, ahora el resultado es exactamente 30 minutos m谩s que la hora de inicio. No importa si llega a la media noche, autom谩ticamente cambiar谩 el d铆a una vez se superen las 0:00 ya que, como te dije, una fecha para Excel, es un n煤mero con muchos decimales.

Y hasta aqu铆 llegamos por hoy.

驴Te ha gustado este mini-curso de Excel en su versi贸n 鈥淎prende Haciendo鈥?

Si es as铆, d茅jamelo saber en los comentarios y as铆 sabr茅 que est谩s interesad@ en la segunda parte de este tutorial.

No me dejes remar solo y ay煤dame a compartirlo en las redes sociales, usando los botones que encontrar谩s junto a la entrada. Tambi茅n te he preparado esta caja con un enlace para que compartas en Twitter y hagas que este art铆culo llegue a m谩s personas.

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[/aviso]

Listo. Hora de dormir.

隆Nos vemos!

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