F贸rmulas en Excel

C贸mo auto-numerar registros en Excel

Raymundo Ycaza
#Automatizaci贸n#F贸rmulas#Tablas de Excel#馃 Automatizaci贸n con Excel

El escenario

Cuando realizamos una tabla en Excel que nos sirva como base de datos (por ejemplo un listado de los empleados de nuestra empresa), podemos vernos en la necesidad de numerar cada l铆nea, ya sea por orden, o para asignarle un identificador 煤nico a cada registro para su posterior uso durante la recuperaci贸n de datos.

El problema

Esta numeraci贸n tendr铆amos que hacerla manualmente: la podemos escribir directamente o podemos utilizar la t茅cnica de auto-relleno, arrastrando con el mouse cada vez que ingresemos un nuevo n煤mero; pero sigue siendo un proceso manual.

Auto-numerar registros en Excel

Podr铆as escribir en la primera l铆nea el n煤mero 1 y a partir de la segunda utilizar la f贸rmula:

=B2+1

Arrastrando esta f贸rmula conseguimos el efecto deseado pero, una vez m谩s, no conseguimos que sea autom谩tico.

Al insertar una nueva l铆nea en la tabla, la f贸rmula no se copia autom谩ticamente. Esto se debe a que la f贸rmula no es consistente en todas sus l铆neas, es decir que en la primera fila no tiene f贸rmula y por eso Excel no auto completa esa columna.

Recuerda: para lograr la automatizaci贸n de tus modelos en Excel, debes comenzar por identificar los puntos de ingreso que no deber铆an ser manuales.

La soluci贸n

Para superar este inconveniente, una soluci贸n es utilizar la funci贸n FILA()

La funci贸n FILA() no recibe par谩metros y su finalidad es la de devolver el n煤mero actual de la fila en la que est谩 ubicada la f贸rmula. Esto significa que si la f贸rmula est谩 en la fila 2, FILA() devolver谩 el n煤mero 2.

Aqu铆 surge otro inconveniente: necesariamente nuestro primer registro siempre estar谩, por lo menos, en la fila 2. Esto ocasionar谩 que la funci贸n row() indique el n煤mero de registro 2, cuando estamos en el primero.

Como te muestro en el gr谩fico, la forma de ajustar esto ser铆a rest谩ndole el n煤mero de filas 鈥榚xcedente鈥 directamente en la f贸rmula. En el ejemplo que te muestro tengo una fila por encima de mi primer registro, por lo tanto, le resto una unidad (1)

Auto-numerar Filas

Ahora s铆, Excel ha completado autom谩ticamente la columna copiando mi f贸rmula en todas sus celdas y, lo que es mejor, cada vez que insertes un nuevo registro aparecer谩 con su correspondiente n煤mero de l铆nea.

El ejemplo en acci贸n

En la siguiente animaci贸n puedes ver el ejemplo funcionando tal y como lo quer铆amos. Cada vez que insertes un nuevo registro, Excel se encargar谩 de asignarle un nuevo n煤mero que ser谩 煤nico para cada uno.

Auto-numerar en Excel

Importante: Debes utilizar una tabla para que el rango se actualice autom谩ticamente.

驴Y t煤, ya usas la t茅cnica de auto-numerar registros en Excel?

Puede ser una t茅cnica sencilla, pero dentro de un contexto de automatizaci贸n puede ahorrarnos un par de molestias al evitarnos el c谩lculo del siguiente n煤mero y su asignaci贸n.

驴Qu茅 otras t茅cnicas se te ocurren para un escenario como este? Me encantar铆a conocerlas y que podamos enriquecer esta entrada.

Cr茅ditos

Foto cortes铆a de: http://www.flickr.com/photos/rbowen/4136648237/

M谩s informaci贸n:

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/crear-o-eliminar-una-tabla-de-excel-en-una-hoja-de-calculo-HA010013764.aspx

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