F贸rmulas en Excel

Las 3 funciones (+1) esenciales para la b煤squeda de datos en Excel

Raymundo Ycaza
#馃殌 Productividad con Excel

Si trabajas con datos en Excel, la b煤squeda puede ser una tarea tediosa y repetitiva.

Pero no te preocupes, porque existen algunas funciones que pueden facilitar esta labor.

En este art铆culo te presento las tres funciones (m谩s una) m谩s 煤tiles para la b煤squeda de datos en Excel.

Con estas funciones podr谩s encontrar r谩pidamente informaci贸n espec铆fica en grandes conjuntos de datos y ahorrar un tiempo valioso en tu trabajo diario.

Aprende c贸mo utilizar estas herramientas y convierte la b煤squeda de datos en una tarea sencilla y eficiente.

Las funciones para la b煤squeda de datos

Funciones de b煤squeda

Como te dec铆a, en este art铆culo te presento cuatro funciones fundamentales de Excel para la b煤squeda de datos en tus hojas de c谩lculo: BUSCARV, FILTRO, INDICE y COINCIDIR.

Con estas funciones, podr谩s encontrar r谩pidamente la informaci贸n que necesitas, ahorrando tiempo y aumentando la eficiencia de tu trabajo en la automatizaci贸n de procesos de negocio espec铆ficos.

Ten en cuenta que cada una de estas funciones tiene caracter铆sticas y usos particulares que te permitir谩n manipular grandes conjuntos de datos con facilidad, proporcion谩ndote resultados precisos y confiables.

Aprender a utilizar estas funciones te permitir谩 tener un mayor control sobre tus datos y tomar decisiones m谩s informadas en tu negocio.

Funci贸n BUSCARV: B煤squeda eficiente de datos en Excel

B煤squeda de datos en Excel

La funci贸n BUSCARV en Excel es una de las funciones m谩s utilizadas en la b煤squeda de datos. Con esta funci贸n, puedes buscar un valor espec铆fico en una tabla o rango de celdas y devolver un valor correspondiente de la misma fila.

En otras palabras, puedes buscar un valor en una tabla y obtener informaci贸n relacionada a ese valor.

Algo as铆 como buscar en un listado telef贸nico: buscas el nombre y luego ves cu谩l es su n煤mero de tel茅fono.

B煤squeda de datos en Excel

Esta funci贸n es muy 煤til para la gesti贸n de datos en Excel y para encontrar informaci贸n espec铆fica en grandes conjuntos de datos.

Ejemplos de uso de la funci贸n BUSCARV

Buscar el sueldo de un empleado espec铆fico

Si tenemos una tabla con los nombres de empleados y sus respectivos sueldos, podemos utilizar BUSCARV para buscar el sueldo de un empleado espec铆fico.

Por ejemplo, si queremos saber el sueldo de 鈥淛uan P茅rez鈥, podemos usar la funci贸n BUSCARV para buscarlo por su nombre en la tabla y devolver el valor correspondiente.

Atenci贸n: Es indispensable que la columna donde est谩 el valor por el que vamos a buscar, en este caso, la columna de nombre, se encuentre en primer lugar o no funcionar谩 la b煤squeda. Esta es una limitaci贸n de BUSCARV.

Esta funci贸n recibe unos valores que son necesarios para trabajar.

Estos valores son denominados como par谩metros y son los siguientes:

Esto es m谩s sencillo de lo que parece. Aplicaremos lo visto hasta el momento y te quedar谩 m谩s claro.

Como ves, en el primer par谩metro solicitado indicamos la celda Q14, que es la celda donde est谩 el nombre del empleado que buscamos.

En el segundo par谩metro escribimos Tabla5, ya que es el nombre de la tabla en la que tenemos los datos.

En el tercer par谩metro escribimos 2, ya que en la columna dos est谩 el sueldo y es el valor que buscamos.

En el cuarto par谩metro escribimos 0, para forzar una coincidencia exacta.

Atenci贸n: En la mayor铆a de los casos solo necesitar谩s escribir el 0 en el cuarto par谩metro; pero si tienes curiosidad de saber el porqu茅 escribimos un cero, podr谩s verlo en esta otra entrada.

Si has escrito bien las referencias y los separadores, entonces ya podr谩s ver el resultado de la b煤squeda.

Una vez que ya has escrito esta funci贸n, ya podr谩s cambiar el nombre del empleado y aparecer谩 el valor del sueldo autom谩ticamente:

Buscar el precio de un producto

Si tenemos una lista de productos y sus precios, podemos utilizar BUSCARV para buscar el precio de un producto en particular.

Por ejemplo, si queremos saber el precio de 鈥淴iaomi Mi 12鈥, podemos utilizar BUSCARV para buscar en la tabla y devolver el valor correspondiente.

B煤squeda de datos en Excel

En la celda Q14 escribimos el nombre del producto que buscamos.

En la celda R14 (junto a la celda anterior) escribimos la funci贸n BUSCARV y le proporcionamos los par谩metros que solicita:

Indicamos el rango o la tabla en la que necesitamos buscar, en este caso la Tabla16.

Indicamos que el valor que necesitamos averiguar es el de la columna 2.

Le decimos que realice una b煤squeda exacta, escribiendo un cero.

Recuerda: Cada par谩metro debe ir separado por punto y coma 鈥;鈥. Si tienes configurado Excel de manera diferente, entonces podr铆a ser una coma 鈥,鈥. Practica y prueba.

Si todo ha salido bien, cierra par茅ntesis y presiona enter. Ahora podr谩s ver el resultado de la b煤squeda.

隆Aj谩! Tambi茅n podr铆amos buscarlo por c贸digo.

Ya vas viendo las posibilidades. 驴No es verdad?

Buscar el monto de ventas por vendedor

Si tenemos una tabla con las ventas realizadas por un equipo de vendedores en diferentes regiones, podemos utilizar BUSCARV para buscar las ventas realizadas por un vendedor en particular en una regi贸n espec铆fica.

Por ejemplo, si queremos saber las ventas realizadas por 鈥淢ar铆a鈥, podemos utilizar BUSCARV para buscar en la tabla y devolver el valor correspondiente.

En este ejemplo, te toca a ti ingresar la funci贸n.

Gu铆ate de los dos ejemplos anteriores y an铆mate a practicar.

Consejos adicionales para la b煤squeda de datos en Excel con BUSCARV

  1. Si vas a utilizar el valor 1 en el 煤ltimo par谩metro, aseg煤rate de que la informaci贸n en la tabla de b煤squeda est茅 ordenada correctamente, ya que BUSCARV buscar谩 el valor en la primer columna y si est谩 mal ordenada, podr铆as obtener un resultado incorrecto.

  2. Utiliza una referencia absoluta para la tabla de b煤squeda y el valor de b煤squeda, esto te permitir谩 copiar y pegar la f贸rmula en diferentes celdas sin que las referencias cambien.

  3. Si el valor de b煤squeda no se encuentra en la tabla, la funci贸n BUSCARV devolver谩 un error #N/A, as铆 que considera agregar una funci贸n SI.ERROR a la f贸rmula para mostrar un mensaje personalizado cuando esto suceda.

  4. Puedes combinar la funci贸n BUSCARV con otras funciones, como SUM o PROMEDIO, para realizar c谩lculos m谩s complejos y obtener resultados m谩s 煤tiles.

Recuerda que la pr谩ctica es la mejor forma de aprender, as铆 que experimenta con diferentes escenarios y utiliza la funci贸n BUSCARV para ahorrar tiempo y aumentar tu eficiencia en la b煤squeda de datos en Excel.

La funci贸n FILTRAR

B煤squeda de datos en Excel

Si est谩s buscando una manera efectiva de reducir la cantidad de datos en una tabla, la funci贸n 鈥淔ILTRAR鈥 de Excel puede ser la soluci贸n que necesitas.

Esta herramienta te permite seleccionar solo los datos espec铆ficos que te interesan, lo que significa que puedes trabajar de manera m谩s eficiente sin tener que revisar largas listas de datos innecesarios.

驴Quieres buscar todos los productos con un precio superior a $50?

驴O tal vez necesitas encontrar todas las ventas realizadas por un vendedor espec铆fico?

FILTRAR puede ayudarte a hacerlo en cuesti贸n de segundos.

En pocas palabras, 鈥淔ILTRAR鈥 es una funci贸n de b煤squeda de datos en Excel que te permite enfocarte en los datos importantes y ahorrar tiempo en el proceso.

Ejemplos de uso de la funci贸n FILTRAR

A continuaci贸n, te presento algunos ejemplos de c贸mo puedes utilizar esta poderosa funci贸n para filtrar datos en una hoja de c谩lculo y obtener solamente los resultados que necesitas.

Filtrar datos por rango de fechas

Supongamos que tienes una lista de ventas en una hoja de c谩lculo de Excel y deseas filtrar los datos de ventas realizadas en un rango de fechas espec铆fico.

Con la funci贸n 鈥淔iltrar鈥, puedes seleccionar la columna de fechas y establecer el rango deseado, luego se mostrar谩n 煤nicamente los datos correspondientes a las ventas realizadas en ese per铆odo de tiempo.

Primero escribiremos la celda que usaremos como filtro y le pondremos un t铆tulo adecuado.

En la celda U13 escribimos una fecha de referencia para usarla como filtro para nuestro rango.

Ahora, un poco m谩s abajo, escribiremos la funci贸n FILTRAR:

Como ya te habr谩s dado cuenta, la funci贸n FILTRAR tambi茅n tiene par谩metros y te los enumero a continuaci贸n:

Cerramos par茅ntesis y presionamos 鈥渆nter鈥 para aceptar la f贸rmula.

Si todo ha salido bien, tendr谩s un bonito rango filtrado como este:

Por supuesto, hay que darle algo de formato para que se vea mejor.

Pero, 驴qu茅 pasa si queremos filtrar por un rango de fechas?

Por ejemplo, queremos TODAS las filas que tengan una fecha MENOR que la indicada.

Simplemente, en nuestra funci贸n reemplazamos el igual por el s铆mbolo MENOR QUE 鈥<鈥.

Al hacer este peque帽o cambio, habremos logrado el objetivo: filtrar el rango por todas las fechas MENORES al 11/03/2023

Ahora t煤 podr谩s ir d谩ndote ideas sobre c贸mo le podrias sacar provecho a esta funci贸n en tu trabajo.

Filtrar datos por categor铆as

Si tienes una gran cantidad de datos en una hoja de c谩lculo y deseas ver solo los datos relacionados con una categor铆a espec铆fica, la funci贸n 鈥淔iltrar鈥 te permitir谩 hacer esto de forma r谩pida y sencilla.

Por ejemplo, puedes filtrar los datos de una columna que contenga diferentes tipos de productos, para visualizar 煤nicamente los datos correspondientes al producto que te interesa.

Repetimos el proceso anterior: Creamos una celda donde escribiremos la categor铆a a buscar, insertamos la funci贸n FILTRAR, le alimentamos los dos par谩metros que solicita y listo.

Has filtrado una tabla que podr铆a tener 10, 100 o 1000000 de filas a unas pocas que son de tu inter茅s, con mucha facilidad.

Filtrar datos por valores num茅ricos

Si tienes una hoja de c谩lculo con datos num茅ricos, la funci贸n 鈥淔iltrar鈥 puede ayudarte a encontrar informaci贸n espec铆fica.

Por ejemplo, puedes filtrar una lista de ventas para ver solo las ventas que superen cierta cantidad, o para ver las ventas que se encuentren dentro de un rango espec铆fico de valores.

La funci贸n FILTRAR no permite de manera sencilla utilizar m煤ltiples criterios para filtrar datos.

Sin embargo, hay un truco pr谩ctico para superar esta limitaci贸n.

Se puede emplear la f贸rmula que se muestra a continuaci贸n para lograrlo:

Con el asterisco puedes separar los dos criterios y lograr谩s que se filtren los registros que tengan la columna de fecha con valores que sean mayores (o iguales) a la primera referencia Y que adem谩s sean menores (o iguales) a la segunda referencia.

Para el ejemplo que estamos utilizando, se mostrar谩n los registros cuyas ventas sean mayor o igual a 200000 y menor o igual a 250000.

De esta forma, podr谩s analizar los datos con mayor facilidad y rapidez.

Consejos adicionales para usar la funci贸n FILTRAR

  1. Aprende a utilizar la f贸rmula FILTRAR en conjunto con otras funciones avanzadas de Excel, como las tablas din谩micas y las macros. Combinar estas herramientas te permitir谩 automatizar a煤n m谩s tus procesos y ahorrar tiempo en tus tareas diarias.

  2. Si necesitas aplicar la f贸rmula FILTRAR en m煤ltiples hojas de c谩lculo, considera utilizar la funci贸n 鈥淐onsolidar鈥 para combinar tus datos en una sola hoja de c谩lculo. Luego puedes aplicar la f贸rmula FILTRAR a los datos consolidados y obtener los resultados que necesitas.

C贸mo combinar 脥NDICE y COINCIDIR en Excel para encontrar datos de manera efectiva.

B煤squeda de datos en Excel

Si eres un usuario habitual de Excel, es probable que hayas o铆do hablar de la funci贸n 脥NDICE y de la funci贸n COINCIDIR.

Ambas son muy 煤tiles para buscar datos en grandes hojas de c谩lculo, pero 驴sab铆as que combin谩ndolas puedes obtener resultados a煤n m谩s efectivos?

En esta secci贸n te mostrar茅 c贸mo combinar ambas funciones para encontrar datos de manera m谩s eficiente y ahorrar tiempo en tus tareas diarias en Excel.

隆Sigue leyendo!

Ejemplo de uso combinado de las funciones INDICE y COINCIDIR

Buscar un valor espec铆fico en una tabla

Supongamos que tenemos una tabla con informaci贸n de ventas de diferentes productos y queremos buscar el total de unidades vendidas de un producto en particular.

Podemos usar la funci贸n COINCIDIR para encontrar la fila correspondiente y luego la funci贸n 脥NDICE para obtener el valor de la columna de totales de unidades vendidas.

Vamos por partes. Primero encontremos en qu茅 fila est谩 la MacBook Air:

B煤squeda de datos en Excel

Como ves la funci贸n COINCIDIR utiliza tres par谩metros:

B煤squeda de datos en Excel

Al ingresar todos los par谩metros que solicita la funci贸n, veremos que nos devuelve un 4.

驴Por qu茅?

Porque el dispositivo que buscamos se encuentra en la fila n煤mero 4.

Ahora dejemos un momento la funci贸n COINCIDIR y veamos la parte de la funci贸n INDICE.

Para no confundirte, escribir茅 aparte la funci贸n INDICE.

B煤squeda de datos en Excel

Como ves aqu铆 utilizo tambi茅n tres par谩metros:

El rango donde necesito buscar esta vez ser铆a toda la Tabla10.

驴Y la fila en la que se encuentra el valor que deseo traer?

隆Pues es el valor que hayamos antes con la funci贸n COINCIDIR!

Por eso referencio a la celda donde est谩 ese valor.

Finalmente, le escribo un 3 porque el valor que quiero (unidades vendidas) est谩 en la tercera columna.

Como ves, ahora me ha devuelto 98 que es el n煤mero de unidades vendidas de la MacBook

Ahora junt茅moslo todo.

Una vez que has comprendido c贸mo trabaja cada funci贸n por separado, vamos a unificarlas en una sola f贸rmula combinada para sacarle el provecho que se debe.

脷nicamente voy a copiar reemplazar la referencia a la celda AH15 por la funci贸n COINCIDIR que escribimos anteriormente, con todos sus par谩metros:

B煤squeda de datos en Excel

En color verde est谩 resaltada la funci贸n COINCIDIR que ocupa el lugar en el que ants estaba la referencia AH15

Ahora ya podemos ver el resultado en una sola celda, debido a que combinamos las funciones INDICE y COINCIDIR.

Consejos para aplicar 脥NDICE y COINCIDIR combinados
  1. Aseg煤rate de que las referencias en las f贸rmulas sean correctas: Al utilizar las funciones 脥NDICE y COINCIDIR, es fundamental que las referencias que se utilicen en la f贸rmula sean precisas para obtener los resultados deseados. Si las referencias son incorrectas, es posible que se obtengan resultados inesperados.

  2. Utiliza el tipo de coincidencia adecuado: La funci贸n COINCIDIR tiene tres tipos de coincidencia diferentes que se pueden utilizar: exacto, aproximado y el tipo de b煤squeda personalizado. Es importante elegir el tipo de coincidencia correcto seg煤n la informaci贸n que se est谩 buscando.

  3. Combina las funciones 脥NDICE y COINCIDIR con otras f贸rmulas: Las funciones 脥NDICE y COINCIDIR son muy 煤tiles por s铆 solas, pero tambi茅n se pueden combinar con otras f贸rmulas para obtener resultados a煤n m谩s precisos. Por ejemplo, se pueden utilizar para crear tablas din谩micas o gr谩ficos.

Conclusiones

Ahora que ya conoces las tres funciones esenciales (m谩s una) para buscar datos en Excel, podr谩s trabajar de manera m谩s eficiente y ahorrar tiempo valioso en la gesti贸n de tus proyectos empresariales.

隆Excelente!

La funci贸n BUSCARV te permite encontrar datos espec铆ficos en una tabla, mientras que la funci贸n COINCIDIR te ayuda a buscar datos en columnas o filas.

Por 煤ltimo, la combinaci贸n de las funciones 脥NDICE y COINCIDIR te permite buscar datos en varias hojas de trabajo.

Estas herramientas son fundamentales para la gesti贸n de proyectos empresariales y te permitir谩n trabajar de manera m谩s eficiente y productiva.

隆Pru茅balas hoy mismo y descubre todo lo que puedes lograr con ellas!

Nos vemos.

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