Curso de Excel

Crear tablas en Excel paso a paso.

Raymundo Ycaza
#Excel B谩sico#Tablas de Excel#馃 Automatizaci贸n con Excel

Para trabajar con los datos, una tabla puede ser 聽realmente 煤til en tu d铆a a d铆a con Excel.

Sin embargo, 驴qu茅 pasa si es la primera vez que usar谩s una tabla? 驴y si lo aprendiste pero te has olvidado?

En ese caso sigue leyendo, porque aqu铆 te muestro c贸mo crear tablas en Excel.

Pasos para crear una tabla en Excel.

#01 Nombra las columnas.

Primero debes definir la estructura de tu tabla. Comencemos por los t铆tulos de las columnas que va a tener.

Crear tablas en Excel

_#02_Ingresa los datos.

Como segundo paso, puedes ingresar los datos correspondientes a cada columna. No es necesario que los ingreses para poder crear tu tabla, pero el ejemplo quedar谩 m谩s claro si lo hago en orden.

Crear tablas en Excel

#03 Crea tu tabla.

Ya tenemos creada nuestra tabla de datos como lo hemos hecho toda la vida; pero falta 鈥渄ecirle鈥 a Excel que eso es una tabla para que la trate como tal.

Para hacerlo solo debes dirigirte a la pesta帽a 鈥淚nsert鈥 y en el grupo 鈥淭ables鈥 encontrar谩s el bot贸n 鈥淭able鈥.

Crear tablas en Excel

Debes asegurarte de que tienes seleccionada al menos una de las celdas de lo que ser谩 tu tabla, para que Excel pueda reconocerla.

El proceso en Acci贸n.

Crear tablas en Excel

驴Existe otra forma de crear una tabla?

En Excel, como en casi todo en la vida, siempre hay m谩s de una forma de hacer las cosas.

Para la versi贸n 2007, por ejemplo, puedes lograr el mismo resultado con la opci贸n 鈥淔ormat as Table鈥 del grupo 鈥淪tyles鈥.

Aqu铆 te dejo una animaci贸n para que puedas ver el procedimiento completo:

Crear tablas en Excel

驴Por qu茅 usar una tabla?

Ya has visto c贸mo crear tablas en Excel; pero 驴por qu茅 hacerlo? 驴Cu谩l es la finalidad de las tablas?

La funci贸n principal de una tabla es la de organizar y administrar los datos eficientemente.

驴Y c贸mo es que una tabla puede ayudarte a organizar los datos? Pues ofreci茅ndote una serie de caracter铆sticas que te facilitan la tarea. Te citar茅 unas cuantas:

Ventajas de usar una tabla.

1.- Ordenar los datos y filtrarlos.

Cuando has creado tu tabla, autom谩ticamente aparecer谩n los filtros junto a los encabezados de tus columnas, permiti茅ndote ordenar los datos o filtrarlos de acuerdo a tu elecci贸n.

Crear tablas en Excel

2.- Insertar y eliminar filas o columnas sin afectar el resto de la hoja.

Puedes agregar filas y columnas o eliminarlas sin preocuparte de afectar a las celdas que est谩n fuera del 谩rea de la tabla.

Crear tablas en Excel

Esto te da una completa libertad para centrarte solo en los datos de tu tabla.

3.- Usar columnas calculadas.

Esta es una de las caracter铆sticas que m谩s me gusta de las tablas en Excel.

Una tabla detecta cuando ingresas una nueva l铆nea o registro y esta se ampl铆a autom谩ticamente ajust谩ndose al nuevo rango.

Debido a esto, si usas una f贸rmula en una columna, esta se copiar谩 tambi茅n de forma autom谩tica al ingresar un nuevo registro. 隆Excelente!

Dile adi贸s a esa costumbre de pegar un mont贸n de l铆neas con tu f贸rmula y espacios vac铆os. Con una tabla las f贸rmulas se copian solas.

4.- Insertar totales.

Aunque son igualmente v谩lidas las f贸rmulas sobre una tabla, Excel te da la opci贸n de insertar una l铆nea de 鈥渢otal鈥 al final de tu tabla.

Esto crea una l铆nea 鈥渆special鈥 claramente diferenciable donde Excel aplicar谩 por defecto el total de cada columna -si aplica-.

Crear tablas en Excel

Pero tambi茅n te mostrar谩 una lista desplegable, desde la cual podr谩s seleccionar la funci贸n que quieres aplicar para realizar el c谩lculo sobre esa columna.

Crear tablas en Excel

5.- Usar referencias 鈥渉umanizadas鈥.

Realmente la m谩s 煤til de las caracter铆sticas de una tabla, en mi opini贸n. Me facilita mucho el trabajo y te voy a contar por qu茅.

Cuando creabas tus tablas de datos simplemente los escrib铆as sin definir una tabla. Tal vez lo hac铆as as铆 en alg煤n momento, 驴verdad?

Y dime, 驴qu茅 suced铆a cuando desde otra hoja u otra zona de la misma hoja, deb铆as aplicar f贸rmulas que invocaran datos de esa tabla? 驴O tal vez toda la columna de tu tabla?

Lo que suced铆a es que deb铆as de recordar la referencia de la columna de tu tabla. En qu茅 columna y fila comenzaba y hasta d贸nde llegaba (para no tomar otros datos por error)

驴Estoy en lo correcto? 驴M谩s o menos? Pues bien, todo ese l铆o te lo ahorras con una tabla.

驴C贸mo?

Al ingresar una f贸rmula, en lugar de usar la referencia de las columnas puedes llamarla por su nombre. S铆, por su nombre. Tal como lo lees.

Usar茅 como ejemplo mi archivo con la tabla que he creado. Imagina que quisiera saber cu谩l es la fecha m谩s reciente de la columna 鈥淔echa Nacimiento鈥. Debo de usar la funci贸n MAX().

Si lo hiciera 鈥渁 la antigua鈥, escribir铆a la f贸rmula de la siguiente manera:

Crear tablas en Excel

驴Cu谩les son las desventajas de esto?

Cuando usas una tabla.

Si utilizas una tabla, las cosas cambian, ya que puedes usar esta forma de referirte a las columnas:

Crear tablas en Excel

Como puedes ver en la imagen anterior, en lugar de usar la 鈥渞eferencia dura鈥 puedo referirme directamente al nombre de la columna. Lo que por supuesto, es m谩s f谩cil de recordar.

Lo 煤nico que debes hacer es escribir el nombre de tu tabla (comienza por Table1 y aumenta la secuencia por cada tabla que vayas creando) y a continuaci贸n abres un corchete ([)

Excel detectar谩 tu intenci贸n y te mostrar谩 un listado con todos los nombres de columnas que tiene tu tabla, m谩s otras opciones que puedes explorar.

Recuerda que al seleccionar un nombre de columna, debes cerrar el corchete o posiblemente Excel te marcar谩 un error.

Crear tablas en Excel

Para mi ejemplo, solo utilizo la columna 鈥淔echa Nacimiento鈥 y funcionar谩 como si hubiera escrito directamente la referencia; pero con las ventajas ya explicadas:

Consejo adicional: Para facilitar a煤n m谩s el asunto, puedes ponerle un nombre a tu tabla. Esto lo consigues si seleccionas tu tabla y te diriges a la pesta帽a 鈥淒esign鈥 (1) y en la secci贸n 鈥淧roperties鈥 econtrar谩s una caja de texto donde podr谩s darle el nuevo nombre a tu tabla.

Crear tablas en Excel

Crear tablas en Excel es una buena pr谩ctica.

Como te mencion茅 al principio, las tablas en Excel son realmente 煤tiles a la hora de administrar y organizar datos.

Aunque en un principio pudiera parecer que dan m谩s problemas que soluciones, la verdad es que crear tablas en Excel te ayudan a estructurar mucho mejor tus planillas.

Hoy has aprendido (o recordado) una de las caracter铆sticas de Excel que m谩s aportan a mejorar tu desempe帽o con esta hoja de c谩lculo. No dejes de practicar su uso para afianzar el conocimiento.

Recuerda que si juntas cada uno de los consejos que te expongo en este blog y los usas en conjunto, estar谩s realmente liberando tu productividad.

隆Hasta la pr贸xima!

鈫 Regresar al Blog