Como sabes, mi objetivo es ayudarte a sacarle el máximo provecho a la tecnología disponible actualmente, -a la que todos tenemos acceso- y usarla como una poderosa herramienta para tu negocio.
Por eso, hoy quiero conversar contigo acerca de una de las principales opciones que tiene tu negocio -o pequeña empresa - para las distintas tareas que éste necesita realizar a nivel administrativo.
Debemos comenzar por descartar las opciones que no nos convienen por no ajustarse a nuestras necesidades.
Por ejemplo, ¿por qué comprar un programa enorme, que genera decenas de reportes que tu negocio realmente no necesita? O, peor aún, bajarlo de internet y aplicarle un ‘crack’. ¿Realmente necesitamos un programa ‘sobrecargado’?
También está la opción de desarrollar un programa ‘a medida’; pero puede que no quieras arriesgarte con un desarrollador independiente (las empresas desarrolladoras de Software, generalmente tienen precios muy altos).
Entonces, yo te pregunto: ¿por qué no usar Excel?
[aviso tipo=“purple” titulo=""]Programa de oficina que se usa principalmente para realizar cálculos.[/aviso]
¡Punto! Tan sencillo como eso. No te aburriré con un concepto enorme que trate de abarcar todos los detalles de este programa. Simplemente recuerda que es un programa (o aplicación) y que su objetivo primordial es realizar cálculos.
La principal ventaja de Excel es su objetivo central: realizar cálculos.
¿Por qué esto representa una ventaja? Pues mira, piensa en las siguientes tareas que probablemente necesites realizar en tu empresa o negocio:
Como ves, en la gran mayoría de tareas que necesites automatizar o controlar en tu negocio, se necesita realizar cálculos de algún tipo. ¡Y en eso Excel se presta de lo lindo!
Otras ventajas que puedes encontrar en Excel son las siguientes:
Las desventajas de Excel, dependen mucho de para qué lo quieras utilizar; pero yo te mencionaría como principal desventaja la escalabilidad.
Cuando hablo de escalabilidad, me refiero a la capacidad de Excel para crecer y adaptarse como para manejar más de un millón de registros (o líneas para estar más claros)
Realmente, pocas empresas (pequeñas o medianas) necesitan más que esto.
Con el tiempo, obviamente van a llegar a esta cifra; pero ¿realmente necesitas manejar toda esta información a la vez? Bien podrías archivar la información de cada año en un archivo aparte.
Entre otras posibles desventajas, te puedo indicar las siguientes:
Con Excel puedes llegar hasta donde tu imaginación lo haga. Realmente su versatilidad y potencia lo hacen una gran opción para tu negocio ya que puedes construir una mini-aplicación y adaptarla a tus necesidades con relativa facilidad.
Con tu imaginación, Excel y mi ayuda podrás lograr casi cualquier cosa que te propongas (recuerda que ningún programa es todopoderoso)
Lo único que tienes que hacer es tener en mente lo que realmente necesitas. Debes tener objetivos claros y realistas; como buen empresario que eres, esa parte la tienes clara =)
Excel es un gran programa que demuestra toda su potencia en el ámbito empresarial, que es a donde apunta. Su gran flexibilidad le permitirá adaptarse rápidamente a los cambios que se presenten en tus reglas de negocio y te evitarás llenarte de aplicaciones innecesarias, dejando los programas a medida para verdaderas tareas de misión crítica.
Si quieres arrancar con una aplicación que sea capaz de gestionar las transacciones realizadas en tu empresa o negocio y no represente una gran inversión de dinero, Excel es una alternativa que definitivamente debes tener en cuenta.
Existen muchos detractores de Excel que te dirán que no sirve para nada; pero tranquilo, Excel es perfectamente capaz de adaptarse a las necesidades de tu negocio, si recién estás empezando, o tu volumen de datos no es enorme, salvo contadas excepciones con necesidades muy específicas.
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