F贸rmulas en Excel

7 Principios b谩sicos para trabajar con f贸rmulas en Excel

Raymundo Ycaza
#Excel B谩sico#F贸rmulas#馃 Automatizaci贸n con Excel

Si eres nuevo en el uso de f贸rmulas en Excel, no te puedes perder estos principios sobre los cuales se basa todo el manejo de las mismas. Una lista que deber铆as tener a la mano para referencia r谩pida ;)

[twitter style=鈥渧ertical鈥 source=鈥淩aymundoYcaza鈥 hashtag=鈥#Excel鈥 float=鈥渓eft鈥 lang=鈥渆s鈥 use_post_url=鈥渢rue鈥漖Normalmente, cuando comenzamos a utilizar las f贸rmulas en Excel, solemos olvidar algunos principios b谩sicos que, obviamente, terminan generando un error en nuestro trabajo y una gran sensaci贸n de frustraci贸n al cabo de un rato.

A continuaci贸n te dejo un listado de 7 principios b谩sicos sobre los cuales debes cimentar tu aprendizaje de las f贸rmulas y, debes saber, que si no respetas estos principios, tendr谩s m谩s de un dolor de cabeza por el camino :)

1.Cada f贸rmula en Excel, debe comenzar con el signo =

Una f贸rmula que no tiene por delante el signo =, se considera un texto literal, tal cual lo has escrito y nada m谩s. 驴No te queda claro? Veamos un ejemplo:

Si en la celda A1 tienes el n煤mero 8 y en la celda A2, tienes el n煤mero 2, podemos aplicar la siguiente formula en la celda A3:

=A1 + A2

Y obtendr铆amos la sumatoria de las dos celdas anteriores, es decir, nos devolver铆a 10. Sin embargo, si en la misma celda A3 hubi茅ramos escrito lo siguiente:

A1 + A2

Lo que obtendr铆amos ser铆a el valor tal cual lo hemos escrito.

[aviso type=鈥渞ecuerda鈥漖Recuerda: Una f贸rmula introducida en una celda con formato de texto, no ser谩 evaluada, aunque tenga por delante el signo =.[/aviso]

2. Una f贸rmula de Excel puede contener n煤meros (valores constantes) o referencias a otras celdas.

Por ejemplo, la formula:

=A1 = 20

Contiene una referencia y un n煤mero.

A1 tiene el valor del contenido de la celda A1, mientras que el n煤mero 20 es siempre 20. En otras palabras, se trata de un valor constante.

La ventaja de usar referencias, es que puedes cambiar el resultado de tus f贸rmulas con solo cambiar los valores de las celdas a las que hace referencia la f贸rmula.

Si no se usaran referencias, tendr铆as que estar editando la f贸rmula cada vez y una por una. 驴Una pesadilla, no lo crees? :)

[box type=鈥渘ote鈥漖驴No tienes claro lo que son las referencias? Entonces 茅chale un vistazo a este art铆culo.[/box]

3. Una f贸rmula de Excel puede ser en su totalidad una expresi贸n matem谩tica, contener funciones o una combinaci贸n de ambas.

Una expresi贸n matem谩tica simple, podr铆a verse como esto:

=(A1 + A2 + A3 + A4) / 4

Mientras que la misma operaci贸n, realizada con una funci贸n de Excel, luciria asi:

=PROMEDIO(A1:A4)

Ambas f贸rmulas te dar铆an el mismo resultado: El promedio de las celdas A1, A2, A3 y A4.

4. Los argumentos se separan con punto y coma (o con coma, si tienes Excel en ingl茅s) y tienen que ser colocadas de acuerdo a un orden espec铆fico.

Este orden lo define la sintaxis de cada funci贸n.

[box type=鈥渘ote鈥漖驴No sabes lo que es un argumento? Entonces p谩sate por aqu铆.[/box]

Esto quiere decir que cuando utilices una funci贸n, debes asegurarte de colocar los argumentos de acuerdo a como lo exige la sintaxis de la funci贸n que est茅s utilizando. Es muy importante que revises la ayuda de Excel o consultes en alguna otra base de conocimientos sobre dicha sintaxis, antes de usar una nueva funci贸n.

5. El resultado de las f贸rmulas de Excel son devueltas en la misma celda en la que fueron escritas.

Tal vez esto llame tu atenci贸n, pues esperabas que en un lugar se escriba la f贸rmula y el resultado se mostrara en otro. Pero en este sentido, Excel funciona tal cual funciona una calculadora. T煤 ingresas todos los operandos y operadores, para mostrar el resultado en el mismo lugar.

[aviso type=鈥渞ecuerda鈥漖Recuerda: Excel no va a resolver la f贸rmula si los argumentos de alguna funci贸n est谩n incompletos. Recibir谩s un mensaje de error si has olvidado algo. Si todo ha ido bien, se mostrar谩 el resultado inmediatamente.[/aviso]

6. Una f贸rmula de Excel no se puede 鈥渧er鈥.

Una vez que has escrito la f贸rmula y has aceptado presionando la tecla 鈥淓nter鈥, lo que ver谩s es el resultado de la f贸rmula escrita. Si quieres ver como ha quedado tu f贸rmula despu茅s de esto, solamente est谩 visible en la barra de f贸rmulas o si pulsas la tecla F2 entrar谩s nuevamente al modo de edici贸n de la celda y se mostrar谩 la formula una vez m谩s.

A pesar de que no se muestra la f贸rmula directamente en la celda, hay una forma de lograr esto, usando el atajo de teclado CTRL+` (comilla simple izquierda), Excel pasar谩 al modo de mostrar f贸rmulas en celdas y podr谩s ver todo lo que has escrito dentro de tu f贸rmula en lugar del resultado.

7. Excel realiza los c谩lculos en un orden establecido.

Si combinas varios operadores en una misma f贸rmula, Excel realizar谩 las operaciones en el siguiente orden:

En el caso de que una f贸rmula tuviera operaciones con la misma prioridad de c谩lculo, es decir, si una f贸rmula tiene un operador de multiplicaci贸n y uno de divisi贸n, Excel evaluar谩 los operadores siguiendo el orden de izquierda a derecha.

Si quieres controlar el orden de evaluaci贸n, debes utilizar los par茅ntesis para darle prioridad a dicho grupo de operaciones.

Por ejemplo, en la siguiente f贸rmula:

= 8 + 2 * 4

El resultado es 16, porque primero se resuelve la multiplicaci贸n (2 x 4 = 8) y luego la suma (8 + 8 = 16)

Pero si t煤 quieres que la suma se realice primero, debes hacer uso de los par茅ntesis, as铆:

= (8 + 2) * 4

En este caso, la suma tiene prioridad, por lo que se resuelve primero (8 + 2 = 10), para luego resolver la multiplicaci贸n (10 * 4 = 40)

驴Gran diferencia, verdad? Esta es una de las razones por las que, a veces, un usuario novato tiene resultados err贸neos en sus f贸rmulas.

Concluyendo

Estos siete principios son los pilares de tu aprendizaje sobre las f贸rmulas en Excel y viene bien que los estudies y pongas en pr谩ctica cuanto antes. Mi intenci贸n es que tengas este listado siempre a la mano hasta que tengas dominado el tema.

Si te basas en estos principios para trabajar con las f贸rmulas, tendr谩s menos errores y, al tener presente cu谩les son las posibles causas, podr谩s detectar y corregir cualquier falencia en menos tiempo.

隆Nos vemos!

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