Gr谩ficos en Excel y Presentaci贸n de Datos

C贸mo crear un Gr谩fico en Excel

Raymundo Ycaza
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Si reci茅n est谩s comenzando con Excel o no lo usabas desde hace un buen rato, es probable que tengas problemas con tu primer gr谩fico.

Con esta entrada, pretendo mostrarte c贸mo puedes crear un gr谩fico en Excel sin dar m谩s vueltas de las necesarias.

Crear un gr谩fico en Excel en 3 pasos

Como te dije, vamos a hacerlo sin dar muchas vueltas; por lo tanto, vamos a crear nuestro gr谩fico en 3 pasos, sin modificar sus par谩metros por defecto. Esto es lo que haremos siempre que no se trate de ning煤n tipo de gr谩fico especial.

Primero vas a seleccionar el rango de datos que quieres graficar, 鈥榮ombre谩ndolos鈥 con el rat贸n. Para este ejemplo voy a utilizar una tabla de datos que tiene s贸lo dos columnas: la que tiene los nombres de etiqueta (columna Mes) y la que tiene los datos (columna 脥ndice).

Pueden ser m谩s columnas; pero si son demasiadas el gr谩fico perder谩 en claridad.

gr谩fico en Excel

Es importante que tengas en cuenta lo siguiente:

  1. Es mejor que tengas definidos tus propios nombres en una columna, como en el ejemplo, para que Excel asigne correctamente las etiquetas.
  2. Los datos num茅ricos deben estar ingresados como n煤meros y no como texto.

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Elegir el tipo de gr谩fico

Una vez que tienes seleccionados los datos y has verificado que todo est茅 correcto, vas a insertar el gr谩fico. Para encontrar la opci贸n de insertar gr谩ficos en Excel, debes seguir esta ruta:

  1. Pesta帽a Insertar
  2. Te diriges a la secci贸n Gr谩ficos y eliges el tipo de gr谩fico. Para mi caso, elegir茅 gr谩fico de Columnas.
  3. Selecciona el subtipo de gr谩fico. Como vamos a mantenerlo sencillo, seleccionaremos el subtipo 2-D Column (Columna en 2D)

Gr谩fico en Excel

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Verificar que todo ha salido bien

Hasta aqu铆 todo est谩 listo. Ya casi has terminado. Lo 煤nico que tienes que hacer es revisar que tu gr谩fico haya quedado bien y no tenga 鈥榗osas raras鈥.

Como puedes ver en la imagen final, los nombres de los meses se han colocado en el eje horizontal, mientras que en el eje vertical se ha generado autom谩ticamente un rango de datos, bas谩ndose en los datos de tu tabla.

Tambi茅n puedes ver que el nombre de nuestra columna 脥ndice (la que tiene los valores num茅ricos) aparece a la derecha, indic谩ndonos que todas las barras azules corresponden a esta serie de valores.

gr谩fico en Excel

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Si en lugar de una columna de valores tuvi茅ramos dos, Excel le asignar铆a un color distinto a cada una para que sea f谩cil diferenciar las series de datos. Esto ser铆a igual para tres, cuatro o 鈥榥鈥 columnas.

En el siguiente gr谩fico he agregado la columna Incremento para mostrarte un ejemplo de lo que acabo de comentarte.

gr谩fico en Excel

Nota como ha cambiado el rango de valores de el eje vertical de nuestro gr谩fico, ahora va desde 0 hasta 16. Esto Excel lo ha hecho para adaptarse a los nuevos valores de nuestro gr谩fico.

Posibles problemas (y sus soluciones)

Cuando creas un gr谩fico por primera vez, sueles encontrarte con algunos problemas comunes que podr铆an terminar arruin谩ndote la tarde ;)

A continuaci贸n te expongo algunos de estos posibles problemas y sus soluciones.

Excel no me muestra las series

gr谩fico en Excel

En ocasiones nuestro gr谩fico de Excel puede lucir como muestra la imagen anterior. Esto generalmente se debe a que los datos en la columna de valores est谩n ingresados como texto y no como n煤mero.

Si conviertes los datos a n煤mero utilizando la opci贸n Texto a columna, probablemente se solucione sin mayores contratiempos. Sin embargo, suele suceder que el origen de este problema est谩 en el separador decimal.

驴Qu茅 quiero decir con esto?

En la imagen anterior, si te fijas bien, notar谩s que los valores decimales est谩n separados por una coma; pero la Configuraci贸n Regional de mi laptop indica que el separador de decimales es el punto.

Al usar un car谩cter que no es reconocido como el separador de miles, Excel interpreta esto como una cadena de texto, por lo tanto, no puede hacer c谩lculos sobre estos datos y, en consecuencia, no los muestra en la gr谩fica. En estos casos para Excel no hay nada que mostrar.

Soluci贸n: Reemplaza el separador actual por el correcto.

Consejo: Si tienes muchos datos como para hacerlo manualmente, selecciona el rango en el que se encuentran y presiona CTRL + L. En el cuadro de di谩logo que aparece, le indicar谩s que reemplace las comas por puntos (o al rev茅s, si tu caso es el contrario)

Gr谩fico en Excel

S贸lo tengo una columna de valores; pero Excel me muestra dos.

gr谩fico en Excel

Como puedes ver en la imagen anterior, a pesar de que el gr谩fico tiene una sola columna de valores (la columna Porcentaje), Excel nos muestra dos series en nuestro gr谩fico.

Cuando esto sucede, es porque est谩 considerando la columna C贸digo como una serie de datos y no como una columna de nombres. Generalmente, esta situaci贸n se da por dos cosas:

  1. Los nombres son n煤meros.
  2. La columna tiene un nombre.

Estas dos caracter铆sticas le est谩n indicando a Excel, que lo que tiene en este lugar se trata de una columna de valores, es decir, nosotros mismos le estamos 鈥榩idiendo鈥 a Excel que lo grafique, aunque no sea nuestra intenci贸n.

La soluci贸n a esto ser铆a eliminar al menos una de estas dos condiciones que te indiqu茅 anteriormente, por ejemplo:

Soluci贸n #1

Podemos eliminar el t铆tulo de la columna que no debe graficarse, antes de insertar nuestro gr谩fico.

gr谩fico en Excel

Soluci贸n #2

Convertir los datos de la columna mencionada a tipo texto, con la opci贸n Texto a columna, y nuevamente insertar nuestro gr谩fico.

gr谩fico en Excel

El gr谩fico aparece totalmente en blanco

gr谩fico en Excel

Esto generalmente sucede porque olvidaste seleccionar el rango con los datos antes de insertar el gr谩fico. Puedes solucionarlo simplemente eliminando el gr谩fico actual y repitiendo el proceso, pero esta vez con un rango seleccionado siguiendo los tres pasos que te indiqu茅 anteriormente.

Nuestro gr谩fico en Excel est谩 listo

Has terminado de crear tu primer gr谩fico en Excel. Ahora debes practicarlo varias veces para que los pasos se queden 鈥榞rabados鈥 y pronto sea un procedimiento natural para ti.

Con este proceso b谩sico, har谩s la mayor铆a de tus gr谩ficos en Excel. Por supuesto existen otras formas de crearlo; pero en esta entrada te he mostrado la que me pareci贸 m谩s sencilla.

Sigue jugando con Excel y haz pruebas, juega con 茅l. Esta es la mejor manera de llegar a conocerlo.

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驴Qu茅 otros problemas has tenido con los gr谩ficos?

Yo te coment茅 sobre unos cu谩ntos problemas con los que es com煤n que las personas se encuentren durante la creaci贸n de sus primeros gr谩ficos en Excel. Si a ti se te han presentado otros problemas distintos a los que he mencionado, me gustar铆a que me lo dejaras saber y as铆 ampliamos un poco m谩s el tema.

驴Y ahora, qu茅 paso seguir?

隆No te quedes all铆! Contin煤a profundizando en el manejo de esta espectacular herramienta y aprende a sacarle el m谩ximo provecho. Si no sabes cu谩l es el siguiente paso, aqu铆 te dejo unas cu谩ntas opciones:

El 煤ltimo paso, lo das t煤.

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