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Crear varias carpetas a la vez: Organiza tus proyectos.

Raymundo Ycaza
#Miscel谩nea#Productividad#馃 Automatizaci贸n con Excel

Organiza tus proyectos de una vez con una estructura fija de archivos que te permita saber siempre donde encontrar cada cosa. En esta entrada te muestro c贸mo puedes crear varias carpetas a la vez, para ahorrar tiempo.

Si est谩s realizando trabajos en Excel o cualquier otro tipo de proyectos en el que tengas que manejar varios clientes, seguramente ya tendr谩s definida una estructura de carpetas para organizar mejor tu informaci贸n.

驴Que no? Si es as铆, lo est谩s haciendo muy mal mi amigo. El pilar fundamental de la productividad es la organizaci贸n y, si no la tienes, debes ponerte ya a buscar la forma de organizarte.

Organizarse por dentro.

Cada uno de nosotros tiene un estilo propio para organizarse, el desorden de uno es el m谩s grande desorden para el otro. Todos tenemos necesidades diferentes y peque帽as diferencias en nuestro flujo de trabajo que marcan un rumbo distinto en cada caso.

Sea cual sea tu estilo, si realizas proyectos muy a menudo, tendr谩s muchas carpetas con los nombres de tus clientes o alg煤n otro identificador seg煤n tus necesidades. Pero dentro de cada carpeta de estas, necesitas otro nivel de organizaci贸n adicional, para que los archivos recibidos, procesados, entregados y revisados no se mezclen en un monumental testimonio al caos.

Si tienes todos los archivos en una sola carpeta, tendr谩s los tres archivos que te envi贸 el cliente, los tres archivos que hiciste t煤 para el desarrollo m谩s el archivo final que entregar谩s.

Adicional a eso, tendr谩s las mil y una revisiones que a veces se generan por peque帽os cambios o errores en el dise帽o. Ahora, imag铆nate eso por un momento.

Tu carpeta contiene un mont贸n de archivos del estilo: facturador, facturador-revision1, facturador-revision2, facturador-final, facturador-final-final鈥 etc.

Tu estructura de carpetas (directorios)

Yo puedo sugerirte la siguiente estructura de carpetas que hasta ahora me funciona bien y cada vez que un cliente me solicita un trabajo, creo las siguientes carpetas:

20130520-EXCEL-NombreCliente

->01-RECIBIDO (Aqu铆 coloco todos los archivos que me env铆a el cliente)

->02-DESARROLLO (Aqu铆 coloco todos los archivos que yo genero a partir de los datos que me env铆a el cliente -el trabajo en curso-)

->03-ENTREGABLE (Aqu铆 coloco el archivo final que entregar茅 por primera vez al cliente para su revisi贸n y aprobaci贸n)

->04-REVISIONES (La vida no siempre es color de rosa, aqu铆 coloco las diferentes revisiones del archivo entregable, en caso de que hubieran cambios o ajustes que realizar. Me sirve de referencia tambi茅n para darme una idea de cu谩nto me cost贸 el proyecto en horas de trabajo)

Instrucciones.txt (Aqu铆 se transcriben las instrucciones del cliente, tal cual te las hizo llegar por correo u otro medio)

En esta 聽imagen, te muestro c贸mo queda la estructura de archivos al finalizar:

[Crear varias carpetas a la vez](http://raymundoycaza.com/wp-content/uploads/crear-varias-carpetas-a-la-vez-000002.png) 驴Has notado c贸mo he nombrado a la carpeta 鈥榤adre鈥? 201305201149-EXCEL-NombreCliente

  1. La primera parte del nombre es la fecha y la hora, en formato YYYYMMDDHHNN. Esto me ayuda a que las carpetas autom谩ticamente se organicen en orden cronol贸gico y as铆 puedo utilizar el m茅todo FIFO, ya que s茅 de antemano cu谩l es el proyecto m谩s antiguo, al cual debo darle prioridad.
  2. La segunda parte del nombre es el tipo de proyecto. En mi caso, realizo trabajos de Excel, Access, .NET ocasionalmente y tambi茅n realizo v铆deos de Social Media en otra p谩gina. As铆 que en esta parte yo puedo colocar un identificador que me permita r谩pidamente identificar el tipo de proyecto que contiene la carpeta.
  3. Y al final, tengo el nombre del cliente. 聽Esto es para identificar claramente de qui茅n es el encargo. As铆, solo debes hacer un escaneo visual r谩pido y encontrar谩s ese proyecto en un abrir y cerrar de ojos.

[highlight]Nota: Yo he agregado la hora porque en mi caso, recibo en el mismo d铆a pedidos nuevos del mismo cliente y esto me ayuda a que el nombre no se repita y as铆 poder manejar los proyectos por separado, a pesar de pertenecer al mismo cliente.[/highlight]

Automatizar la tarea.

Por supuesto que estar creando todas estas carpetas cada vez que te llega un trabajo, ser铆a una tarea por lo menos aburrida. No gastes tu tiempo haci茅ndolo manualmente y automatiza estas tareas mec谩nicas.

Usando 鈥楤atch鈥.

Esta vez, no utilizar茅 Excel, aunque tambi茅n puede utilizarse. As铆 que utilizando un archivo batch, puedes crear todas estas carpetas con un doble clic de rat贸n. En este c贸digo, aprovechar茅 para utilizar otro formato para que veas que puedes realizar cualquier variaci贸n en el nombre de tu carpeta.

Para realizar este programa, basta con crear un nuevo archivo en tu bloc de notas y pegar el siguiente c贸digo en 茅l:

[aviso type=鈥渃odigo鈥漖set /P cliente=鈥淚ngrese nombre de cliente. 鈥 rem crear estructura de directorios For /f 鈥渢okens=2-4 delims=/ 鈥 %%a in (鈥榙ate /t鈥) do (set mydate=%%c-%%a-%%b) For /f 鈥渢okens=1-2 delims=/:鈥 %%a in (鈥榯ime /t鈥) do (set mytime=%%a%%b) rem echo %mydate%_%mytime% mkdir %cliente%-%mydate% echo 鈥淐reando estructura de directorios para el cliente: 鈥 %cliente% cd %cliente%-%mydate% mkdir 01-recibido mkdir 02-desarrollo mkdir 03-entregable mkdir 04-revisiones echo %DATE% >> instrucciones.txt[/aviso]

Al final, debes guardar el archivo con la extensi贸n .bat tal y como te muestro en la imagen:

[Crear varias carpetas a la vez](http://raymundoycaza.com/wp-content/uploads/crear-varias-carpetas-a-la-vez-000003.png)

Al final, debe quedarte un 鈥楢rchivo por lotes de Windows鈥, as铆:

[Crear varias carpetas a la vez](http://raymundoycaza.com/wp-content/uploads/crear-varias-carpetas-a-la-vez-000004.png)

Ahora, lo 煤nico que debes hacer, es un doble clic sobre tu flamante archivo y aparecer谩 una ventana de color negro que te preguntar谩 por el nombre de tu cliente.

[Crear varias carpetas a la vez](http://raymundoycaza.com/wp-content/uploads/crear-varias-carpetas-a-la-vez-000005.png)

Aqu铆 yo escribo algo as铆: EXCEL-MiMejorCliente

Y desde ahora, podr谩s crear autom谩ticamente todas las subcarpetas necesarias para administrar tu proyecto. Solo falta que coloques cada cosa donde corresponde :)

驴Y t煤, qu茅 metodolog铆a de organizaci贸n utilizas?

Si tienes ya implementado tu propia metodolog铆a de organizaci贸n, me gustar铆a conocerla. Ser铆a bueno que lo compartas en los comentarios para que otros usuarios puedan nutrirse con variedad de ideas que los inspiren a desarrollar su propio estilo de organizaci贸n.

隆Nos vemos!

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