C贸mo crear una lista desplegable en Excel.

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驴Para qu茅 crear una lista desplegable en Excel?

Crear una lista desplegable en Excel es una forma de validaci贸n que te permite proteger la consistencia de tus datos.

Sirve para asegurarte de que el usuario solo pueda ingresar uno de entre varios valores que se le muestran en una lista, reduciendo el riesgo de errores al momento de ingresar datos en tu modelo de Excel.

Si no utilizas ninguna validaci贸n en tus hojas de Excel, corres el riesgo de que se ingresen valores distintos a los esperados, porque el usuario no se da cuenta de que lo est谩 haciendo.

Esto no te conviene, ya que cuando tengas que analizar los datos, tendr谩s un desorden tan grande, que te tomar谩 demasiado tiempo reorganizarlo todo. Por eso sigue leyendo y ent茅rate de c贸mo puedes crear una lista desplegable en Excel para tener datos ‘m谩s limpios’.

Creando una lista desplegable paso a paso.

Imag铆nate que tienes una tabla de los clientes de un banco. En esta tabla imaginaria tenemos solo tres columnas: C贸digo de cuenta, Nombre y Estado de Cuenta.

En la columna ‘Estado de Cuenta’, tenemos que especificar si la cuenta est谩 abierta, cerrada o inactiva.

Si no utiliz谩ramos una validaci贸n, es muy probable que tengas algo como esto:

Crear una lista desplegable en Excel

 

Ya has visto casos como este, 驴verdad?

En la columna ‘Estado de cuenta’, tenemos las leyendas ‘Abierta’, ‘Cerrada’ e ‘Inactiva’; pero nuestro operador encargado, no ha hecho distinci贸n entre may煤sculas y min煤sculas.

驴Y cu谩l es el problema?

Pues que cuando necesites consolidar estos datos, no te van a aparecer las tres categor铆as: Abierta, Cerrada e Inactiva, sino que vas a tener una categor铆a por cada forma de escribir cada leyenda. Algo as铆:

  • Abierta
  • abierta
  • ABIERTA
  • CERRADA
  • cerrada
  • cERRADA
  • etc.

隆Imag铆nate c贸mo analizar铆as esos datos!

Por suerte existe la validaci贸n de datos y las listas desplegables. Veamos c贸mo hacer una paso a paso:

  1. Selecciona el rango que deseas validar.
    Crear una lista desplegable en Excel

  2. Dir铆gete a la pesta帽a ‘Datos’ y selecciona la opci贸n ‘Validaci贸n de datos’. Luego pincha en la opci贸n ‘Validaci贸n de datos…’
    Crear una lista desplegable en Excel

  3. En el cuadro que te aparece, para el criterio de evaluaci贸n, vas a seleccionar la opci贸n ‘Lista’, como te muestro en la siguiente imagen:
    Crear una lista desplegable en Excel

  4. Por 煤ltimo, en la caja de texto de ‘Origen’, vas a escribir el rango donde se encuentran los valores que deseas que aparezcan en la lista, as铆:
    Crear una lista desplegable en Excel

  5. Pinchas en aceptar y ahora ver谩s que cuando te colocas sobre una de las celdas que tienen validaci贸n, aparece una peque帽a flecha junto a ella. Pincha sobre esta y ver谩s que aparece un listado con las opciones que ingresaste en el paso anterior:
    Crear una lista desplegable en ExcelCrear una lista desplegable en Excel
    Haz la prueba tratando de ingresar un valor distinto al especificado. Excel no te permitir谩 continuar hasta que ingreses en la celda uno de los valores especificados en la validaci贸n.

Crear una lista desplegable en Excel

Es decir, que si no lo escriben exactamente como lo exige la validaci贸n, el usuario no podr谩 escribir el valor en la celda validada.

Una variante

Si no quieres utilizar un rango como criterio de evaluaci贸n, tambi茅n puedes escribir directamente los valores separados por comas.

Crear una lista desplegable en Excel

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Precauci贸n!

Esta medida solo te sirve para evitar que los usuarios escriban por error (o por pereza) valores que no sean consistentes con los que se requieren; pero no evita que un usuario copie y pegue directamente un valor cualquiera. La validaci贸n no puede evitar esto.
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驴Qu茅 te parece esta t茅cnica de validaci贸n?

Esta es una de las t茅cnicas de validaci贸n b谩sica que utilizo en los modelos de Excel m谩s sencillos y me ha dado buenos resultados hasta el momento.

Y t煤, 驴opinas que es 煤til? 驴O piensas que no representa mayor ventaja? Si ya las est谩s utilizando, me gustar铆a saber c贸mo te va con las listas desplegables. D茅jame tu opini贸n en los comentarios.

隆Nos vemos!

Descarga el archivo terminado.

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驴Quieres saber m谩s?

Crear una lista desplegable – Microsoft Excel
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Aprende a crear listas desplegables en Excel.