C贸mo grabar macros: Tu primera macro en Excel.

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La grabadora de macros es una gran aliada para aprender el funcionamiento de las macros y una buena forma de empezar con este tema.

[twitter style=禄vertical禄 source=禄RaymundoYcaza禄 hashtag=禄#Excel禄 float=禄left禄 lang=禄es禄 use_post_url=禄true禄] Ya has visto qu茅 son las macros y para qu茅 sirven. Al menos has tenido una introducci贸n en la entrada ‘Comencemos con las macros en Excel’. Hoy quiero mostrarte c贸mo grabar macros para que tengas tu primera experiencia con esta herramienta.
 

驴Y c贸mo es que funciona esto? Te has de preguntar. Pues bien, imagina que tienes una grabadora de sonido, presionas el bot贸n grabar (o llamado REC) y la grabadora comienza a grabar todos los sonidos que hayan en el ambiente, 驴correcto?

Pues exactamente igual se comporta la grabadora de macros, solo que en lugar de grabarlos sonidos, graba lo que hagas en pantalla.

Esta es la idea b谩sica, para que quede m谩s claro, vamos a usar un ejemplo y lo aprenderemos paso a paso.

C贸mo grabar macros en Excel.

La grabadora de macros, puedes encontrarla en la pesta帽a ‘Vista’, dentro del grupo ‘Macros’.

C贸mo grabar macros

Tambi茅n puedes encontrarla en la pesta帽a ‘Programador’ con muchas m谩s opciones que est谩n dedicadas exclusivamente al desarrollo de aplicaciones en Excel. Si no tienes esta pesta帽a y quieres activarla en Excel 2010, aqu铆 te muestro c贸mo hacerlo.

El ejemplo.

Imagina que tienes unos datos que te descargas diariamente de alg煤n sistema dentro de tu empresa. Estos datos bajan sin formato y t煤 tienes que hacer, todos los d铆as, lo siguiente:

  • Pintar los encabezados de amarillo.
  • Poner los encabezados en negrita.
  • Pintar los bordes de todas las celdas para crear una tabla o rejilla.

Imagina que esto debes hacerlo en 20 o 30 archivos similares todos los d铆as. 隆Qu茅 tedioso! 驴No lo crees?

Pues ahora vamos a grabar esos pasos con la grabadora de macros, para no tener que repetirlos una y otra vez. 隆Comencemos!

Comenzar la grabaci贸n.

Para comenzar con la grabaci贸n, solo debes de pinchar en el bot贸n macros (recuerda que se encuentra en la pesta帽a ‘Vista’, secci贸n ‘Macros’) y en el men煤 que aparece, pincha en ‘Grabar macro…’.

C贸mo grabar macros

Aparecer谩 una ventana como la de la imagen siguiente. Aqu铆 debes ponerle un nombre a tu macro, yo le pondr茅 ‘FormatearReporte’.

C贸mo grabar macros

En la secci贸n ‘M茅todo abreviado’ puedes elegir una letra como atajo de teclado (si no quieres, no lo hagas. No es obligatorio), para el ejemplo, yo usar茅 la ‘F’ de formato, y lo pondr茅 usando la tecla ‘May煤sculas’. Recuerda que no puedes usar un atajo de teclado que ya est茅 asignado.

En la secci贸n ‘Guardar macro en’, debes elegir ‘Este libro’ para que la macro se guarde en el mismo libro en el que est谩s trabajando.

En la secci贸n ‘Descripci贸n’, debes escribir un texto que te ayude a reconocer la funcionalidad de esta macro, algo que explique para qu茅 sirve. Es buena idea hacerlo, porque cuando tengas muchas macros, va a ser m谩s complicado saber qu茅 hace cada una.

Ya que has terminado de llenar todos los campos, presiona en el bot贸n ‘Aceptar’. La macro ha comenzado a grabar todas tus acciones.

Realizar los pasos con cuidado.

Ahora que Excel est谩 grabando, debes cuidarte de no hacer ninguna acci贸n innecesaria, por eso es buena idea que tengas muy claro lo que vas a hacer desde antes de comenzar a grabar.

Debes realizar los pasos en orden, con calma y siempre la menor cantidad de pasos posible.

En nuestro caso imaginario, los reportes son similares. Todos tienen ocho columnas. La primera columna es la del c贸digo y las otras siete son el reporte de unidades producidas de cada producto.

Teniendo en claro esto, los pasos que daremos son los siguientes:

Selecciona las ocho columnas.

C贸mo grabar macros

Haz un doble clic entre la uni贸n de dos columnas para que se ajusten autom谩ticamente.

C贸mo grabar macros

Presiona CTRL + 1 y dibuja los bordes de las celdas.

C贸mo grabar macros

Ahora selecciona los encabezados y p铆ntalos de amarillo. Tambi茅n ponlos en negrita.

C贸mo grabar macros

Detener la grabaci贸n.

隆No haremos m谩s! Creo que has captado muy bien la idea hasta ahora.

El siguiente paso es detener la grabaci贸n para evitar que se grabe alguna acci贸n que no nos interesa, as铆 que para hacerlo, debes volver a pinchar en el bot贸n ‘Macros’ de la pesta帽a ‘Vista’ y selecciona la opci贸n ‘Detener grabaci贸n’.

C贸mo grabar macros

Ejecutar la macro.

隆Ya est谩 listo! Ahora puedes pinchar en el mismo bot贸n ‘Macros’ y esta vez seleccionar谩s la opci贸n ‘Ver macros’.

En la ventana que aparece, ver谩s el nombre de la macro que acabas de crear.

C贸mo grabar macros

Si quieres poner en acci贸n a tu macro, bastar谩 con que presiones en el bot贸n ‘Ejecutar’, una vez hayas seleccionado el nombre de tu macro.

Es posible que aparezcan otras macros listadas, ya sea porque t煤 has grabado algunas macros o porque otras personas grabaron macros en otros libros que tengas abierto.

Si ese fuera el caso, en la secci贸n ‘Macros en:’, selecciona la opci贸n ‘Este libro’. As铆 solo te aparecer谩n las macros grabadas en el libro actual, que en este caso, solo es una.

C贸mo grabar macros

Una vez que has pinchado el bot贸n ‘Ejecutar’, se ejecutar谩 tu macro, repitiendo exactamente los mismos pasos que hiciste durante su grabaci贸n. 隆Alucinante! 驴No te parece?

隆Ah! Y como un adicional, te mostrar茅 que puedes ejecutar tu macro a煤n m谩s r谩pido. 驴Recuerdas que escribimos un atajo de teclado? Pues bien, si presionas las teclas CTRL + SHIFT + F, tu macro se ejecutar谩 sin tener que usar el men煤 ‘Macro’.

隆Eso es productividad!

驴Y c贸mo veo el c贸digo generado?

La forma de ir directamente a ver el c贸digo que se ha generado con tu macro reci茅n grabada, es seleccionando la macro en la misma ventana que te mostr茅 anteriormente y pincha en el bot贸n ‘Modificar’ en lugar del bot贸n ‘Ejecutar’.

Esto te llevar谩 directamente al m贸dulo en el que se grab贸 tu macro y localiza directamente la porci贸n de c贸digo que la forma. As铆 podr谩s observar la sintaxis utilizada, de manera que podr谩s aprender c贸mo se realiza cada cosa. 隆Excel puede hacer la tarea de profesor!

C贸mo grabar macros

[highlight]Gracias a @Carles por su comentario por el cual me di cuenta que esta parte no estaba muy clara.[/highlight]

隆Disfruta de la automatizaci贸n!

Ahora ya has realizado tu primera macro y sin saber nada de programaci贸n. Esto es una gran ventaja, 驴t煤 qu茅 opinas?

An铆mate y pon a volar tu imaginaci贸n. Crea tus propias macros para que te ahorren tiempo en la oficina y lleves tu productividad al siguiente nivel.

[aviso type=禄advertencia禄]

ADVERTENCIA

Todo lo que sea realizado con macros, no puede deshacerse con CTRL + Z. De manera que debes tomar tus precauciones.

Siempre que trabajes con macros sobre alg煤n archivo de tu trabajo, crea una copia de seguridad del mismo. As铆 te evitar谩s sorpresas desagradables durante las pruebas.

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Descarga el arhivo terminado.

[ilink url=禄http://raymundoycaza.com/wp-content/uploads/como-grabar-macros.xlsm禄 style=禄download禄]Pincha aqu铆[/ilink]  para descargar el archivo usado en este ejemplo.

驴Qu茅 opinas de tu primera experiencia con las macros?

Si te ha resultado interesante, o alguna cosa no te ha quedado del todo clara, te invito a que me dejes tus impresiones en los comentarios. Esta conversaci贸n no ser铆a lo mismo sin ti 馃檪

An铆mate y pon en pr谩ctica lo aprendido, pronto ir茅 colocando ejemplos m谩s complejos sobre macros y es mejor que est茅s preparado.

隆Nos vemos!

[aviso type=禄creditos禄]

驴Quieres saber m谩s?

La grabadora de Macros – Microsoft.

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Usa la grabadora de macros, como si fuera tu grabadora de sonido.