Entendiendo el formato personalizado

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El formato personalizado es una tremenda herramienta que podemos utilizar para mejorar la experiencia del usuario, ya que podemos mostrar los datos de casi cualquier forma que necesitemos, a煤n as铆, 茅sta es desconocida o poco entendida.

[twitter style=禄vertical禄 source=禄RaymundoYcaza禄 hashtag=禄#Excel禄 float=禄left禄 lang=禄es禄 useposturl=禄true禄] Si echas mano del formato personalizado en Excel, podr谩s crear ese reporte que tienes en mente y sorprender a tu jefe o tus clientes con un resultado espectacular en muy poco tiempo. Ya que, en muchos casos, puede evitarte horas de trabajo con f贸rmulas o macros, creo que es importante que conozcas c贸mo funciona esta herramienta de Excel.

驴D贸nde configuro el formato personalizado?

Para asignar un formato personalizado a una celda o rango de celdas en Excel, basta con que hagas clic derecho sobre el 谩rea deseada (tiene que estar seleccionada o 鈥榮ombreada鈥) y selecciona la opci贸n 鈥淔ormato de celdas鈥.

Ver谩s que se muestra el siguiente cuadro de di谩logo. Ahora dir铆gete a la opci贸n 鈥淧ersonalizada鈥, la cual te he se帽alado en la imagen:

Formato Personalizado

A la derecha, ver谩s un cuadro llamado 鈥淭ipo鈥. Es en este cuadro en el que vas a escribir las 鈥榬eglas鈥 que se aplicar谩n sobre el formato del rango de celdas seleccionado.

Formato Personalizado

Entendiendo el formato personalizado

Tomando en cuenta que en una celda puede habitar un n煤mero o un texto, los cuatro posibles valores son los siguiente:

  1. Positivo.
  2. Negativo.
  3. Cero.
  4. Texto.

Nota el orden en que los he colocado. No es casualidad. Este es exactamente el orden en que Excel va a tomarlos en cuenta a la hora de establecer tu formato personalizado.

Con esto quiero decirte que puedes asignarle un formato distinto a cada uno de estos posibles valores de tu celda. Es decir, podr铆as, por ejemplo, asignar un color verde para los n煤meros positivos, rojo para los negativos, gris para los ceros y negro para los textos.

驴Y c贸mo hago para decirle a Excel cu谩l es el formato para cada uno?

Pues, te cuento que simplemente escribes las condiciones para cada uno, separando cada condici贸n por el caracter punto y coma ( ; ) respetando el orden que ya te coment茅. Entonces, usando el punto y coma como separador, el orden seria el siguiente:

Formato Personalizado

En este esquema puedes ver la forma en que debes especificar el formato y as铆, indicarle a Excel de qu茅 manera tratar a cada uno de los posibles valores de tus celdas.

隆Un ejemplo, por favor!

Ahora quiero que te imagines una situaci贸n cotidiana. Digamos un reporte financiero, por ejemplo. Tu jefe quiere que en este reporte aparezcan todos los datos de acuerdo a lo siguiente:

  • Datos positivos (donde hubo ganancia) en color verde.
  • Datos negativos (donde hubo p茅rdida) en color rojo.
  • Datos en cero (donde no hubo ni ganancia ni p茅rdida) en color negro.
  • Datos de tipo texto en color gris.

Entonces, respetando el orden establecido, vas a escribir la siguiente regla:

[aviso type=禄codigo禄][Verde]$00.00;[Rojo]-$00.00;[Negro]$00.00;[Azul]General[/aviso]

Como puedes ver, entre corchetes (o tambi茅n llamados par茅ntesis angulares) he colocado el nombre del color que quiero que aparezca el dato en su respectiva 鈥榮ecci贸n鈥.

Cada regla est谩 separada por un punto y coma ( ; ) y tiene asignado un color de fuente que le asignar谩 a la celda en cada caso:

  • En la primera secci贸n (n煤meros positivos) tenemos el formato $00.00 luego del color. Esto quiere decir que el n煤mero que aparezca en este caso, deber谩 tener por delante el s铆mbolo de d贸lar y un formato de dos n煤meros enteros, seguido por dos n煤meros decimales.
  • En la segunda secci贸n (n煤meros negativos) tenemos el mismo caso, con la diferencia de que le he puesto el s铆mbolo 鈥渕enos鈥 ( 鈥 ) por delante y, por supuesto el color rojo para que destaque la p茅rdida sufrida.
  • En la tercera secci贸n, el caso es igual que el primero. Es decir que muestra el s铆mbolo de d贸lar y un formato de dos n煤meros enteros, seguido por dos n煤meros decimales. La diferencia est谩 en el color negro, ya que no queremos destacar esta parte.
  • Por 煤ltimo, en la cuarta secci贸n tenemos el formato 鈥淕eneral鈥. Este es el tipo de formato por defecto en Excel y muestra los datos tal cual, sin hacerle ning煤n tratamiento. El color asignado es el Azul.

驴Qu茅 otros colores puedo usar?

Aparte de los colores usados en el ejemplo, tienes unos pocos mas que puedes usar de la misma forma, es decir, indicando su nombre. En total son ocho y son los siguientes:

  • Negro.
  • Verde.
  • Blanco.
  • Azul.
  • Magenta.
  • Amarillo.
  • Aguamarina.
  • Rojo.

隆Personalizaci贸n verdadera!

驴Esto te parece muy b谩sico? Ok, mi amigo/a, entonces veamos c贸mo darle una personalizaci贸n 鈥渄e a de veras鈥.

Supongamos que tienes los datos de un reporte de metas que se mide en porcentaje. Estos pueden ser n煤meros redondos o tener decimales y a ti te interesa que cuando sean n煤meros redondos no se muestren los decimales. 驴Se puede? 隆Claro que si!

Cuando un n煤mero es 鈥榦pcional鈥, es decir’, que puede que aparezca como puede que no, en lugar de usar el cero como viste en el ejemplo anterior, debes usar la almohadilla ( # ).

[aviso type=禄codigo禄]#.##%[/aviso]

La almohadilla representa la posici贸n de un n煤mero y no tiene en cuenta los ceros a la izquierda. As铆, cuando tu porcentaje no tenga decimales, estos no se mostrar谩n.

Queda como ejercicio para ti, completar el formato para los casos en que el n煤mero sea negativo y para el caso en que sea cero o texto.

Aplicando formato personalizado a un texto.

驴Se puede? 隆Tambi茅n se puede!

Imag铆nate el siguiente caso, sencillo pero 煤til y te dar谩 una idea para que lo apliques en tus modelos de Excel:

Tienes una celda en la cual aparece la sumatoria de tu factura en n煤meros; pero no quieres que aparezca el signo de d贸lar, sino que al continuaci贸n del n煤mero aparezca la palabra 鈥榙贸lares鈥.

El formato personalizado para este caso, deber铆a ser el siguiente:

[aviso type=禄codigo禄]#.## 鈥渄贸lares鈥漑/aviso]

El resultado ser铆a el que ves en la siguiente imagen:

Formato Personalizado

Date cuenta de que la celda en s铆 misma no tiene la palabra 鈥榙贸lares鈥, sino que est谩 definida dentro del formato personalizado.

Esto quiere decir que el valor, en realidad, sigue siendo un n煤mero a pesar de que se muestre como texto. Esto es tremendamente 煤til en aquellos casos en los que, tengas que mostrar textos y sumarlos a la vez.

Conclusi贸n

El formato personalizado es una herramienta para presentar datos que resulta muy 煤til en la generaci贸n de reportes y, en muchos casos, puede evitarte hacer un doble trabajo (formato de presentaci贸n y c谩lculos sobre los mismos datos). Si trabajas con esta herramienta en conjunto con el formato condicional, las posibilidades se multiplican.

Entonces, 驴qu茅 piensas? 驴Vale o no vale la pena dedicarle unas horas a aprender a usar el formato condicional? Espero tus comentarios.

隆Nos vemos!

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